Correo Electrónico Obligatorio para Sociedades en Costa Rica

¡Atención a todos los empresarios y representantes legales en Costa Rica! Un cambio significativo está a punto de transformar la forma en que las sociedades mercantiles se comunican oficialmente en el país. En Xpertta Legal, queremos asegurarnos de que estés completamente informado y preparado para esta nueva normativa.

A partir del próximo 4 de junio de 2025, la Ley N.° 10597 entrará en vigencia, estableciendo una obligación crucial: todas las sociedades mercantiles inscritas en Costa Rica deberán contar con un correo electrónico como medio oficial de notificación. Esta medida, impulsada por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas mediante la Directriz DPJ-002-2025, busca modernizar y agilizar los procesos registrales.

¿Cómo Afecta Esto a Tu Sociedad?

La aplicación de esta ley tendrá implicaciones importantes tanto para las empresas que se están constituyendo como para aquellas que ya operan en el país:

• Para Nuevas Sociedades (a partir del 4 de junio de 2025): Si estás pensando en constituir una nueva sociedad, es fundamental que sepas que toda escritura de constitución presentada después de esta fecha deberá incluir la dirección de correo electrónico. ¡Omitirla será un defecto registral que impedirá la inscripción de tu sociedad!

• Para Sociedades Ya Inscritas: Si tu sociedad ya existe, tendrás un plazo de un año, es decir, hasta el 4 de junio de 2026, para cumplir con esta obligación. Podrás hacerlo a través de una escritura pública otorgada por tu representante legal o apoderado general, o mediante la protocolización de una Asamblea o reunión de socios.

  
  

Puntos Clave que Debes Tener en Cuenta:

• Publicación en La Gaceta: La inclusión de este correo electrónico constituye una modificación al pacto social, lo que significa que requerirá la publicación de un edicto en La Gaceta.

• Adiós al Agente Residente: La figura del agente residente quedará sin efecto. A partir de la fecha de entrada en vigencia de la ley, su inclusión en cualquier documento será considerada un defecto registral.

• ¡Exoneración de Timbres y Derechos! Si el único trámite que realizas es la inscripción del correo electrónico, ¡no deberás pagar timbres ni derechos! Esto es una excelente noticia para facilitar el cumplimiento. Si hay otras reformas, sí se aplicarán los tributos correspondientes.

• Validez del Correo Electrónico: La responsabilidad de que el correo sea exacto, funcional y capaz de recibir notificaciones recae en el solicitante. Asegúrate de que sea una cuenta activa y accesible.

  
  

¿Qué Sucede si no Cumples a Tiempo?

Si tu sociedad no inscribe su correo electrónico antes del 5 de junio de 2026, el Registro de Personas Jurídicas rechazará cualquier nuevo documento relativo a tu sociedad. Esto significa que no podrás realizar trámites como reformas, traspasos de cuotas o acciones, nombramiento de administradores, entre otros, hasta que subsanes la omisión.

Recomendaciones de Xpertta Legal para un Cumplimiento Exitoso:

1. Verifica y Asegura: Antes de inscribir el correo, confirma que esté escrito correctamente y que sea una cuenta activa y funcional.

2. Accesibilidad y Administración: El correo debe ser manejado por personas designadas para recibir notificaciones importantes, como el representante legal o un equipo administrativo clave.

3. Claridad en la Escritura: Sugerimos dejar constancia expresa en la escritura o documento notarial de que dicho correo será utilizado para notificaciones formales, conforme a la Ley N.° 10597.

4. Manejo de Cambios Futuros: Si la sociedad cambia de correo electrónico en el futuro, recuerda que deberás realizar una nueva modificación registral.

   
   

La implementación de este requisito marca un paso importante hacia la modernización registral en Costa Rica. Cumplir con esta obligación a tiempo no solo te permitirá evitar rechazos, atrasos y costos innecesarios, sino que también facilitará las comunicaciones oficiales de tu sociedad.

En Xpertta Legal te ofrecemos la asesoría y el acompañamiento necesarios para que tu sociedad cumpla con esta nueva obligación de manera eficiente y sin complicaciones.

¿Necesitas ayuda para inscribir el correo electrónico de tu sociedad o tienes dudas sobre esta nueva ley? ¡Contáctanos hoy mismo!

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